Diarieföring och registrering – ska det göras?

Allmänna handlingar och diarieföring

När en myndighet har kontakt med utomstående via sociala medier blir det, precis som all annan kommunikation, allmänna handlingar. Allmänna handlingar som inte till någon del är underkastade sekretess behöver inte registreras på grund av bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen, så länge de hålls ordnade så att det enkelt går att fastställa om den kommit in till myndigheten eller att myndigheten själv upprättat den. De flesta sociala medier är strukturerade så att handlingarna hålls ordnade på ett sätt som gör att det enkelt går att söka i dem samt fastställa om de kommit in eller upprättats i enligt med 5 kap. i offentlighets- sekretesslagen.

I praktiken innebär det att de allmänna handlingar som kommer in via sociala medier inte behöver diarieföras eller registreras (såvida det inte är ett enskilt ärende, läs mer här.) Däremot är det viktigt att en myndighet har en lista på t.ex. sin webbsida över vilka sociala medier de har, så att medborgarna kan hitta och leta bland myndighetens allmänna handlingar. Malmö stads lista finns här: www.malmo.se/socialamedier

Tar du däremot bort något från det sociala mediet så måste detta sparas. Läs mer om hur du gör här.

Du kan även läsa mer om sociala medier i relation till offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen här: E-delegationens riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier. (sidan 34 och framåt)

Arkivering

Däremot så måste arkivlagen följas. Det innebär att det ska göras ett periodiskt urval, två gånger om året, som bevaras antingen elektroniskt eller på papper. En så kallad ögonblicksbild för historiskt bevarande. Läs mer om det här.

Kommentera