Riktlinjer: Det här gäller för ett konto i Malmö stads regi i sociala medier

Innan du startar

  • Du ska alltid ha din chefs godkännande för att starta ett konto i sociala medier. Rådgör även med din kommunikationsavdelning.
  • Formulär/Checklista – fyll i och skicka till stadskontorets kommunikationsavdelning

Inlägg

Det ska göras 3-4 inlägg per vecka för konton på Facebook, Twitter och Instagram. Detta gäller inte konto som är för återkommande tidsbundna aktiviteter som Malmöfestivalen m.m. Dessa konto kan vara vilande när aktiviteten är det. När det gäller bloggar bör det göras minst ett inlägg i månaden, helst fler. Flickr och Bambusers användningsområden skiljer sig från andra sociala medier, och aktivitet på dessa kontona behöver inte ha en regelbundenhet utan kan vara kopplat till händelser eller events. Dock bör kontona ha aktivitet någon gång per halvår. Inaktiva konto som inte följer dessa riktlinjer ska stängas ner.

Besvara kommentarer och frågor

  • Kommentarer/frågor ska bemötas/besvaras inom 24 h förutom över helger, då svar ges snarast möjligt kommande arbetsdag.
  • Avsluta alltid ett svar på en fråga eller kommentar med ditt förnamn (På Facebook kan du som administratör se namnet automatiskt på övriga administratörer som publicerar. Detta ser inte allmänheten, därför är det fortfarande viktigt att du skriver under med ditt förnamn)
  • Kontot ska bevakas kontinuerligt, minst 3 gånger per dag under arbetstid. Gör egna bedömningar om ökad bevakning krävs under t.ex. kriser eller viktiga händelser.

Profilbild och bakgrundsbild

  • För fackförvaltningar ska profilbilden/avataren alltid vara Malmö stads logotyp mot en vit bakgrund. Här kan du ladda ner profilbild med Malmö stads logotyp.
  • Övriga verksamheter ska ha en profilbild som på ett tydligt sätt innehåller Malmö stads logotyp så att det framgår att det är en del av Malmö stads verksamhet.
  • Konton som drivs i tjänsten av enskilda individer kan ha enbart en selfie som profilbild. Det måste då i beskrivningen av kontot tydligt framgå att Malmö stad är avsändare och att personen driver kontot som tjänsteperson.
  • Konton som drivs av Malmö stad tillsammans med andra organisationer behöver inte ha Malmö stads logotype i profilbilden, men det ska tydligt framgå på kontot vem som är ansvariga för kontot. I övrigt gäller Malmö stads riktlinjer.
  • Bakgrundsbilden ska vara relaterad till din verksamhet. Tänk på upphovsrätten.

Ingen reklam eller produktplacering

Tänk på att offentliga verksamheter eller tjänstepersoner inte får göra reklam för företag på t.ex. sina webbsidor, bloggar eller sociala mediekonton. Det innebär även att man i så stor utsträckning som möjligt ska undvika produkt placering av logotyper och märken i text och bild, samt att man inte ska tagga privata företag m.m.

Presentation

  • Det ska finnas en presentation om verksamheten och kontot under “Om” / ”About”.
  • Om det finns utrymme under “Om” / ”About” ska följande text finnas med (gäller framförallt bloggar och Facebook):

Allmän information

Du är välkommen att göra inlägg, lägga upp bilder, ställa frågor eller kommentera. Observera att din kommentar är en allmän handling och kan komma att diarieföras.

Vi vill ha ett trevligt klimat, så undvik ovårdat språk. Inlägg, kommentarer och dylikt som omfattas av sekretess, innehåller sådant som strider mot lag eller på annat sätt är stötande, kränkande eller olämpligt tas bort från sidan. Spam och företagsreklam är inte heller tillåtet på sidan och kommer att tas bort. Läs mer här: www.malmo.se/socialamedier

Riktlinjer

Malmö stads riktlinjer för sociala medier

SKL’s riktlinjer för närvaro i sociala medier

Datainspektionen om personuppgifter i sociala medier

Förvaltningsspecifika riktlinjer

Vissa förvaltningar inom Malmö stad har kompletterat Malmö stads övergripande riktlinjer och handbok för sociala medier med egna rutiner eller riktlinjer. Dessa hittar du här:

Kommentera